Кодекс корпоративной этики KAN

КОДЕКС ЭТИЧНОГО ПОВЕДЕНИЯ содержит подробные объяснения и примеры поведения в проблемных ситуациях, а также пункт о безопасности.

1 ПОЛОЖЕНИЕ О БЕЗОПАСНОСТИ - НЕ БОЙТЕСЬ ГОВОРИТЬ

Все сотрудники и партнеры KAN должны неукоснительно соблюдать изложенные ниже стандарты этики.

Если вам когда-либо станет известно о поведении, которое, по вашему мнению, нарушает настоящий Кодекс, сообщите об этом своему руководителю или свяжитесь с KAN по адресу электронной почты [email protected] (также анонимно).

Руководство KAN заботиться о безопасности любого сотрудника и партнера, который добросовестно обращается за советом или сообщает о неправомерном поведении в соответствии с данными стандартами этики. Защита также будет применяться к лицу, которое, несмотря на соучастие в нарушении любого из этих правил, сообщает об этом руководству (институт главного свидетеля).

2 ЧЕСТНОСТЬ В БИЗНЕСЕT

2.1. ВАШЕ ОТНОШЕНИЕ КАК СОТРУДНИКА, КОЛЛЕГИ.

Ваша основная обязанность как сотрудника, коллеги - выполнять порученные вам задачи таким образом, чтобы ваше отношение имело решающее влияние на ваши профессиональные достижения и непосредственно влияло на достижение целей KAN. Сотрудничество должно быть основано на лояльности, взаимном уважении и доверии, и главной задачей сотрудников и партнеров является успех KAN.

Исходя из вышеизложенного, вы должны:

• вносить свой вклад в реализацию политики KAN, добросовестно и с максимальной тщательностью выполняя свои профессиональные обязанности;
• соблюдать график работы и пунктуальность, а также общепринятые формы вежливости в непосредственных контактах и при переписке;
• стремиться к эффективному повышению своей профессиональной квалификации и уровня знаний, что будет способствовать более качественному выполнению обязанностей и созданию возможностей для развития и продвижения по службе;
• брать на себя ответственность за свое слово, чувствовать свое обязательство за него так, как будто это официально составленный документ;
• заботиться o добром имени KAN во всех ситуациях и с достоинством представлять KAN в официальных и неофициальных контактах;
• заботиться о своем имидже в компании - не создавать ситуаций, вызывающих ненужные подозрения или догадки;
• не совмещать профессиональные и личные вопросы, в том числе не приглашать членов семьи на встречи, организуемые компанией;
• соблюдать закон и установленные процедуры поведения, исходя из которых KAN также обязан относиться к своим клиентам, партнерам и сотрудникам;
• не использовать время и место работы в KAN, а также материалы KAN для выполнения деятельности, не связанной с вашими должностными обязанностями;
• заботиться о своем внешнем виде и культуре самовыражения как в помещениях KAN, так и в любом.

2.2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ТРЕБОВНИЕ ЛЬГОТ. ПРЕДОТВРАЩЕНИЕ МОШЕННИЧЕСТВА

2.2.1. KAN ожидает, что вы будете выполнять свою работу честно и добросовестно, предотвращать кражу или неправомерное использование имущества компании или имущества ваших коллег, а также не вводить в заблуждение кого-либо с намерением получить неправомерную выгоду через KAN.

2.2.2. Запрещено принимать или требовать льготы, связанные с или вытекающие из ваших функций и обязанностей.

2.2.3. Льготы включают, в частности, подарки или вознаграждения в различных формах, таких как деньги, специальные подношения, дорожные расходы, путешествия, кредиты, гонорары, контракты, должности, услуги, предоставляемые заказчиками, деловыми партнерами или поставщиками и т.д.

2.2.4. Исключение составляют небольшие эпизодические подарки стоимостью не более 25 евро, о получении которых необходимо уведомить в письменном виде директора по персоналу.

2.2.5. В случае возникновения сомнительной ситуации к директору по персоналу следует направить письменный/электронный запрос на имя непосредственного руководителя/директора компании, директора по персоналу.

2.2.6. Мошенничество является преднамеренным нечестным способом получения неправомерной или незаконной прибыли, а также, в частности, вводит в заблуждение, скрывает, фальсифицирует или незаконно

изменяет документы (в том числе электронные). Мошенничество может быть совершено одним человеком или несколькими лицами (сговор); в нем могут участвовать лица изнутри и/или извне компании, такие как поставщики или клиенты.

2.2.7. Руководство KAN несет ответственность за идентификацию источников и рисков мошенничества, применение соответствующих мер контроля и отслеживание результатов контроля. Каждый руководитель должен быть знаком с видами нарушений, которые могут иметь место в сфере его деятельности, и должен информировать подчиненных сотрудников о признаках возможного мошенничества.

2.2.8. ПРИМЕРЫ:

a. Пример 1

Сотрудник требует преференций при выборе конкретного поставщика. Это означает, что за каждую покупку работник или сотрудник получает, например, 2% от оговоренной цены покупки. Это считается воровством, потому что в реальности цена покупки, оплаченная KAN, может быть на 2% ниже согласованной цены покупки. Такое поведение наносит вред интересам KAN и приводит к немедленному увольнению работника.

b. Пример 2

Работник, сотрудник представляет в KAN поддельные документы для получения финансирования на покупку материала, который он будет продавать за свой счет. Такое поведение считается воровством и приводит к немедленному увольнению или расторжению контракта работника с ассоциированной компанией.

c. Пример 3

Работник получает льготы в связи с предоставлением дополнительной торговой скидки подрядчику. Такое действие подвергает KAN убыткам и приводит к немедленному увольнению или расторжению контракта работника с ассоциированной компанией.

2.2.9. ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ:

a. Вопрос и ответ 1

Я подозреваю работника, сотрудника в мошенничестве и хочу знать, что я должен делать?

Вы должны проинформировать своего непосредственного начальника о ситуации. Если вы или ваш коллега подозреваете кого-либо в мошенничестве, не разговаривайте ни с кем из вовлеченных лиц и не пытайтесь расследовать или установить факты самостоятельно. Ваш менеджер разберется с этим вопросом и примет соответствующие меры.

b. Вопрос и ответ 2

Я подозреваю, что мой начальник вовлечен в план мошенничества, и хотел бы знать, какие действия следует предпринять?

Поставьте в известность Руководство KAN о ситуации, после чего дело будет беспристрастно рассмотрено и расследовано. Если вы подозреваете мошенническую деятельность сотрудников, единомышленников высшего руководства, не бойтесь говорить - сообщите об этом по электронной почте: [email protected] которая напрямую доступна Директору KAN.

c. Вопрос и ответ 3

Могу ли я пострадать от последствий неправильной оценки ситуации?

KAN высоко ценит преданность своих сотрудников и работников интересам компании и их готовность поднимать вопросы о подозрительных ситуациях. Способность устранить мошенничество зависит от оперативной и конфиденциальной отчетности. Разумеется, сотрудник или коллега не пострадает от негативных последствий сообщения о мошенническом поведении, если, по прошествии времени окажется, что оценка ситуации была неуместной. Однако недопустимо умышленно обвинять кого-то без веских на то оснований.

2.3. БЕЗ КОРРУПЦИИ И ВЗЯТОЧНИЧЕСТВА

2.3.1. Политика KAN категорически запрещает любые коррупционные действия в государственном и частном секторах во всех странах, где она работает.

2.3.2. Ни в коем случае нельзя подкупать (не пытаться подкупить) другое лицо, организацию или предприятие. Не предлагайте и не принимайте ничего ценного с намерением получить преимущество в деловых вопросах. KAN избегает взяточничества или конфликта интересов в любых обстоятельствах.

2.3.3. Вы можете предоставить рекламные материалы, разработанные, подготовленные и записанные компаниями KAN, в соответствии с правилами, описанными в процедурах торговли рекламными материалами.

2.3.4. ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ:

a. Вопрос и ответ 1

Мы подали заявку на получение разрешения на внесение изменений в компанию. Местный чиновник предложил, что можно ускорить процесс за небольшую плату. Можем ли мы принять предложение местного чиновника, чтобы ускорить процесс в компании?

KAN запрещает давать небольшие вознаграждения. Вы не можете принять предложение от местного должностного лица и должны сообщить об этом своему руководителю/директору и HR-директору.

b. Вопрос и ответ 2

Каждый год мы приглашаем на ужин нескольких директоров важного клиента. Это разрешено?

Допускаются расходы на представительство, направленные на поддержание хороших отношений с клиентом. Однако не может быть оказано никакого противозаконного давления, и всегда следует избегать любого намека на взяточничество.

2.4. НЕОФИЦИАЛЬНЫЕ ВСТРЕЧИ С КЛИЕНТАМИ/ПОДРЯДЧИКАМИ

2.4.1. Ваше участие, как представителя KAN, в совместных встречах с клиентами или подрядчиками обязывает вас представлять KAN с достоинством и на высоком культурном уровне.

2.4.2. Принимая приглашение на встречу, Вы должны помнить о необходимости оставаться объективным и действовать в интересах KAN.

2.4.3. Деловые встречи (включая ужины) связаны с бизнесом, поэтому не следует приглашать на них членов семьи.

2.4.4. Принятие приглашения от поставщика или подрядчика должно быть одобрено вашим руководителем в письменном виде или по электронной почте, при этом на встрече с поставщиком присутствуют не менее двух человек со стороны KAN.

2.5. ИНФОРМАЦИЯ, ПРИНАДЛЕЖАЩАЯ KAN /КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ И ЗАЩИТА РЕСУРСОВ KAN

2.5.1. Как сотрудник, коллега KAN, вы обязаны сохранять конфиденциальность информации, доверенной вам компанией KAN или полученной вами, независимо от ее источника, которая относится к вашей работе, за исключением случаев, когда это разрешено или требуется по закону.

2.5.2. Это означает, что любая информация, имеющая отношение к KAN, как правило, не является публичной. Сюда входит информация, которая была доверена заказчиками, подрядчиками, поставщиками и т.д., в частности:

a. Вы не должны раскрывать информацию, находящуюся в собственности KAN, без специального разрешения.

b. Во время и после трудовых отношений Вы обязаны сохранять конфиденциальность в отношении всей информации, связанной с работой KAN на неопределенный срок.

c. Ваша обязанность - защитить находящуюся в вашем распоряжении информацию, связанную с деятельностью KAN, от доступа со стороны любых посторонних или неуполномоченных лиц. Вы должны принять меры по защите материального имущества и других активов от несанкционированного использования или потери, в том числе от неправомерных действий или преступлений, а также в ситуациях злоупотребления доверием.

d. Все данные, которые KAN защищает любым способом - независимо от места и способа их хранения (документы, компьютер, технические чертежи и т.д.) - в случае их несанкционированного удаления, копирования, передачи из компании или телеинформационной инфраструктуры KAN (серверы, носители информации, компьютеры компании), а также несанкционированного уничтожения, удаления - независимо от цели таких действий, они рассматриваются как злоупотребление и действия в ущерб KAN с дисциплинарными и уголовными последствиями и гражданской ответственностью за причиненный ущерб.

e. Раскрытие информации, принадлежащей KAN с целью получения личной выгоды или использование ее в личных целях, рассматривается как злоупотребление и действие в ущерб KAN с дисциплинарными и уголовными последствиями и гражданской ответственностью за причиненный ущерб.

f. В случае прекращения работы в компании KAN вы обязаны вернуть в целости и сохранности все документы, которые вы приобрели или создали в ходе выполнения своих обязанностей. Это относится к любой документации, независимо от того, на каком носителе она находится.

2.5.3. Вы должны надлежащим образом защитить все активы KAN от потери, кражи или уничтожения. Это относится, в частности, к основным средствам, интеллектуальной собственности и информации, содержащейся на любом информационном или электронном (компьютерном) носителе. Примерами такой информации являются: организационные данные, технологии и процессы, методы производства, маркетинг, реклама, коммерческие данные, финансовые данные и исследования по планам развития.

2.5.4. Кроме того, Вам не разрешается использовать основные средства, интеллектуальную собственность, данные на информационных или электронных (компьютерных) носителях или Вашу должность в личных целях.

2.5.5. Подробное описание правил конфиденциальности данных можно найти в программе NND в каталоге 
ИНФОРМАТИКА/БЕЗОПАСНОСТЬ ДАННЫХ/СТАНДАРТЫ БЕЗОПАСНОСТИ ДАННЫХ.

2.5.6. ПРИМЕРЫ:

a. Пример 1

Вы являетесь тренером детской футбольной команды и должны срочно отправить почту различным спонсорам следующего футбольного турнира. Использование учетной записи электронной почты компании для этой цели не разрешается. Адрес электронной почты вашей компании включает в себя адрес вашей компании, поэтому ассоциируется с деятельностью компании и может повредить имиджу или репутации KAN. Такая рассылка должна отправляться с вашего личного адреса в нерабочее время.

b. Пример 2

Сотрудник использует офисные принадлежности компании, чтобы снабжать своих детей ручками, карандашами и т.д., необходимыми для выполнения домашних заданий. Это не разрешено и будет рассматриваться как кража.

c. Пример 3

Вы отправляетесь в деловую поездку, и семья просит вас совместить поездку с частным отдыхом. Не разрешается совмещать деловой обед/ужин/поездку с частным ужином/экскурсией с членами семьи или друзьями.

2.6. ДАННЫЕ ИТ

2.6.1. Данные KAN, передаваемые и/или хранящиеся в электронном виде (компьютере), являются активами, требующими особой защиты. Поэтому, в случае несанкционированного удаления, копирования, передачи из компании или вне ИТ-инфраструктуры KAN (с серверов, носителей информации, компьютеров компании) ИТ-данные - независимо от места и способа их хранения - а также несанкционированного уничтожения, удаления - независимо от цели этих действий - рассматриваются как злоупотребление и действия в ущерб KAN с дисциплинарными и уголовными последствиями и гражданской ответственностью за причиненный ущерб.

2.6.2. Во время и по месту работы KAN не допускает никаких действий, нарушающих основополагающие ценности и политику KAN, включая просмотр порнографических и других материалов, противоречащих общепринятым этическим нормам и хорошим манерам. Несоблюдение применимых правил KAN или неправильное использование электронных/информационных устройств (компьютеров) и носителей информации, независимо от их типа, считается серьезным проступком в ущерб KAN.

2.6.3. В компании KAN существуют стандарты ДАННЫХ БЕЗОПАСНОСТИ. Каждый пользователь данных несет ответственность за соблюдение этих стандартов и связанных с ними процедур. Подробное описание правил защиты данных можно найти в программе NND в каталоге ИНФОРМАТИКА/БЕЗОПАСНОСТЬ ДАННЫХ.

2.7. КОНФЛИКТ ИНТЕРЕСОВ

2.7.1. Конфликт интересов - это ситуация, когда личные интересы вступают в конфликт с интересами KAN. Как

сотрудник, коллега KAN, вы обязаны избегать ситуаций, которые приводят к конфликту интересов.

2.7.2. Вы должны избегать и защищать себя, среди прочего, от:

a. Наличия незадекларированных финансовых и других отношений с клиентами и сотрудниками KAN;

b. Любых отношения с конкурентами, в том числе путем трудоустройства или консультаций;

c. Вовлечения в любую деятельность, которая конкурирует с KAN;

d. Выполнения работ для третьих лиц с использованием оборудования KAN и рабочего времени, оплачиваемого KAN;jegliche sonstige Beziehungen oder Umstände, in die Familienmitglieder oder Bekannte verwickelt sind, die den Mitarbeiter bei seinen Tätigkeiten im Interesse der Fa. KAN einschränken oder verhindern können.

e. Любых других договоренностей или обстоятельств с участием семьи или друзей, которые могут затруднить или сделать невозможным работу сотрудника или коллеги в наилучших интересах KAN.

2.7.3. В случае, если Вы или кто-либо из членов Вашей семьи занимается конкурентной деятельностью (фактической или потенциальной), Вы должны предоставить письменное заявление Вашему руководителю/директору и директору по персоналу.

2.7.4. Как сотрудник, коллега KAN, вы обязаны информировать своего начальника/директора и директора по персоналу о любом конфликте интересов.

2.7.5. ПРИМЕРЫ:

a. Пример 1

Вы работаете в отделе планирования KAN или в отделе закупок, и вам известно, что члены вашей семьи (дальние родственники) руководят компанией, которая продает конкурентоспособные элементы по отношению к тем, которые производит/продает KAN. Вы не можете использовать свои знания, например, о поставщиках, ценах, скидках KAN, на благо своего семейного бизнеса. Информация о поставщиках/заказчиках/ценах/ скидках является конфиденциальной и подлежит особой защите. Вы также должны немедленно сообщить о существовании такой деятельности в письменном виде, чтобы устранить конфликт интересов.

b. Пример 2

Вы работаете в отделе развития компании, а Ваш брат - в отделе продаж конкурирующей компании. Ваш брат предложил создать новую компанию, объединяющую Ваши и его знания. Знания, полученные Вами в результате работы, считаются интеллектуальной собственностью KAN и не могут быть использованы в Вашу пользу или в пользу членов Вашей семьи.

c. Пример 3

Вы или член Вашей семьи имеете финансовую долю в организации, которая хочет сотрудничать с KAN, и вы участвуете в принятии решений. Это очевидный вопрос, который вы должны обсудить с вашим руководителем и директором по персоналу. Он или она примет решение о превентивных мерах по обеспечению того, чтобы вы не были вовлечены от имени KAN в какие-либо отношения с этой организацией.

2.7.6. ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ:

a. Вопрос и ответ 1

Мой хороший друг, работающий на компанию, которая может быть важным заказчиком KAN, спрашивает меня, как сотрудника отдела продаж, заинтересована ли KAN в продажах для его компании. Что мне делать? Сообщите о ситуации своему начальнику, который разберется с этим делом. Вы не должны участвовать в этой сделке. Однако, поскольку вы можете завоевать важного клиента, придержите свой ответ до тех пор, пока не поговорите со своим руководителем.

b. Вопрос и ответ 2

Мой хороший друг попросил меня проконсультировать его компанию, которая является конкурентом KAN. Хотя он обратился только за технической консультацией, которая не является конфиденциальной информацией, я не знаю, что делать. Вы должны привлечь к обработке такого запроса своего руководителя, который обеспечит объективное рассмотрение вопроса. Вы всегда должны знать, что обмен информацией между конкурирующими компаниями во многих случаях запрещен законами о недобросовестной конкуренции. См. также пункт 2. Честная и открытая конкуренция.

3 ОТНОШЕНИЯ С ПОДРЯДЧИКАМИ И КОНКУРЕНТАМИ

3.1. ЧЕСТНАЯ И ОТКРЫТАЯ КОНКУРЕНЦИЯ

3.1.1. Как сотрудник, ассоциированный с KAN, Вы обязаны:

a. соблюдать конфиденциальность информации о компаниях KAN, если Вы стали ее обладателем в результате сотрудничества, неформальных контактов или случайно;

b. соблюдать авторские права;

c. не предоставлять третьим лицам документы и материалы, защищенные KAN, без явного письменного согласия Руководства; защищенная информация - это любая информация, касающаяся KAN, которая не является публичной.

3.2. ЗАПРЕТ КОНКУРЕНТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

3.2.1. Сотрудничая с KAN, запрещается любая деятельность, конкурирующая с KAN.

3.2.2. Обязательство распространяется на все правовые формы конкурентной деятельности в отраслях, идентичных тем, которые ведутся компаниями KAN, в частности: деятельность в качестве сотрудника, агента, подрядчика, предоставляющего услуги на условиях заказа, принимающего заказы (в соответствии с договором

о выполненных работах), посреднка и поверенного (доверенное лицо) конкурирующих лиц, предпринимательская деятельность от своего имени или через третье лицо, оставаясь в отношениях с компанией.

4 КОНТАКТЫ С ПРЕССОЙ И ДРУГИМИ СМИ

4.1. Директор KAN в первую очередь уполномочен поддерживать контакты со СМИ и предоставлять информацию властям и учреждениям. Он может уполномочить другое лицо поддерживать связь со СМИ и предоставлять информацию СМИ, властям и учреждениям.

4.2. Если Вы являетесь сотрудником, коллегой, отвечающим на вопросы представителей СМИ, вы обязаны предоставлять информацию с соблюдением конфиденциальности и сохранения тайны коммерческой информации, учитывая интересы KAN и не публикуя информацию, которая может каким-либо образом ослабить конкурентные позиции KAN.

4.3. Окончательный основной объем и форма предоставляемой информации утверждаются Директором KAN, а в его отсутствие - лицом, указанным Директором KAN.

4.4. Если вы не являетесь сотрудником, работником, уполномоченным директором KAN, вы не можете предоставлять средствам массовой сведения или какую-либо информацию о KAN.

5 БЕЗОПАСНАЯ РАБОЧАЯ СРЕДА

5.1. ЗДОРОВЬЕ И БЕЗОПАСНОСТЬ

KAN стремится создать безаварийную, безопасную и здоровую рабочую среду для всех своих сотрудников и работников. Вы должны соблюдать все правила и инструкции по охране труда и технике безопасности, действующие на рабочем месте, и немедленно сообщать руководителю обо всех несчастных случаях, ситуациях, угрожающих людям или потенциальных угрозах. Вы не должны подвергать себя или кого-либо еще риску для здоровья или другим угрозам безопасности, даже если кажется, что это повысит вашу производительность. Кроме того, KAN не терпит насилия или угроз насилия на рабочем месте.

5.2. ЗАПРЕТ НА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДЕТСКОГО ТРУДА

KAN соблюдает применимые законы и правила, касающиеся работы детей и несовершеннолетних. Компания строго придерживается абсолютного запрета на использование детского труда.

5.3. ОТСУТСТВИЕ ПРЕСЛЕДОВАНИЯ, ДИСКРИМИНАЦИИ И НАСИЛИЯ

KAN не терпит домогательств или насилия любого рода, включая расу, цвет кожи, религию, пол, сексуальную ориентацию, национальное происхождение, возраст или инвалидность. Преследование, дискриминация или насилие могут принимать разные формы, в том числе: словесную, визуальную или физическую. Такое поведение запрещается и не допускается. Работа в KAN основана на индивидуальных навыках и квалификациях, напрямую связанных с должностью. Если сотрудник подвергается преследованиям, дискриминации или насилию, он должен немедленно сообщить об инциденте своему руководителю и в отдел кадров.

5.4. РАВНЫЕ ШАНСЫ

Чтобы быть лидером отрасли, мы должны быть гибкими, новаторскими и творческими, а также понимать

точки зрения других людей. KAN стремится предоставить своим сотрудникам и партнерам равные возможности, продвижение по службе, заработную плату, обучение и развитие. Мы ожидаем, что наши руководители возьмут на себя ведущую роль, моделируя соответствующее поведение.

В случае сомнений, пожалуйста, отправьте вопрос в KAN, адрес: [email protected]